Centrum Kompetencji FORUM
Live support software

Polecamy:


Jesteśmy członkiem PIFS







Krótko o nas.
Szkolenia na Centrum Kompetencji to między innymi seminaria, warsztaty, szkolenia video, wykłady online, konferencje i kongresy, szkolenia z nieruchomości, kursy administracyjne oraz szkolenia zamknięte jak i otwarte dla pracowników, menedżerów oraz nauczycieli.

Kursy przez internet (online) - zapraszamy do współpracy!

Szybko znajdź szkolenia w mieście:

Baza wiedzy

Sporządzanie i doręczanie pism w formie dokumentów elektronicznych

Forum Administracji Publicznej

Zgodnie z treścią art. 391 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego zarządza się, że doręczanie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:

  • wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo
  • wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.


Minister właściwy do spraw informatyzacji określił, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565), a także warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania.
Analizując tematykę związaną z podpisem elektronicznym, warto omówić również sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Niniejszy zakres został określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, które w art. 1 określa:

  • strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych,
  • warunki organizacyjno-techniczne doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata,
  • sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych.


Na potrzeby wskazanego powyżej rozporządzenia podane zostały definicje legalne następujących pojęć, oznaczające:

  • strukturę logiczną dokumentu elektronicznego – sposób ułożenia informacji w dokumencie elektronicznym zdefiniowany poprzez określenie elementów informacyjnych tego dokumentu oraz powiązań między nimi,
  • strukturę fizyczną dokumentu elektronicznego – wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfrowania, informacji zawartych w dokumencie elektronicznym na dane w układzie bitowym (format danych),
  • wyróżnik – element struktury logicznej dokumentu elektronicznego służący do automatyzacji obsługi pism w formie elektronicznej, a w szczególności pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według kompetencji właściwym organom,
  • zakres użytkowy dokumentu elektronicznego – zawartość dokumentu elektronicznego zdefiniowaną przez określenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów prawa oraz rodzaju spraw załatwianych przez podmiot publiczny,
  • urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne dołączone do doręczanego pisma w formie dokumentu elektronicznego lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna.


Rozporządzenie stanowi, że pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o których stanowi art. 18 pkt. 1 ustawy o informatyzacji, sporządza się w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z formatami danych, mającymi na celu zapewnienie:
a) spójności działania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych poprzez określenie co najmniej specyfikacji formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, które mają być stosowane w oprogramowaniu interfejsowym, przy zachowaniu możliwości nieodpłatnego wykorzystania tych specyfikacji,
b) sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w formie elektronicznej między podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi a organami innych państw lub organizacji międzynarodowych
– z uwzględnieniem Polskich Norm oraz innych dokumentów normalizacyjnych zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną, zachowując zasadę równego traktowania różnych rozwiązań informatycznych.

Sporządzone przez organy administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie ze specyfikacją techniczną ETSI TS 101 903 1.3.2 lub nowszą. Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje się wzory dokumentów elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicznego.

Minister właściwy do spraw informatyzacji tworzy i udostępnia organom administracji publicznej centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory pism, które:

  • spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji,
  • spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji,
  • uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600).

Organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium oraz udostępniają w Biuletynie Informacji Publicznej wzory pism w formie dokumentów elektronicznych. Przy sporządzaniu wzorów pism stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej zasady tworzenia wyróżników.

Niezależnie od obowiązku wskazanego powyżej organy administracji publicznej mogą prowadzić własne lub wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań – pism w postaci dokumentu elektronicznego, o czym stanowią przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą:

  • wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,
  • wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,
  • pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym następuje poprzez podanie kodu dostępu, którym może być w szczególności indywidualny identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ administracji publicznej, lub za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma. Po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Urzędowe poświadczenie odbioru w szczególności określa:

  • pełną nazwę podmiotu wystawiającego poświadczenie,
  • pełną nazwę podmiotu, któremu doręcza się dokument elektroniczny (adresata),
  • datę i czas podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym urzędowego poświadczenia odbioru oraz datą odbioru wpisaną przez adresata,
  • oznaczenie sprawy,
  • oznaczenie pisma, którego dotyczy.

Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism zapisuje dane niezbędne do określenia czasu wystawienia urzędowego poświadczenia odbioru oraz odbioru pism.
Do przesyłania kodów dostępu, pism oraz potwierdzania doręczeń organy administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji, oparty na jednym z protokołów określonych przepisami wydanymi na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji albo na protokole https oraz zapisują dane niezbędne do określenia czasu wysłania oraz dotarcia pisma do komputera adresata.
Należy podkreślić, że system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism zapewnia oznaczanie pism w postaci dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność kwalifikowanych certyfikatów i czas ich weryfikacji. Dodatkowo przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu teleinformatycznego należy:
1) spełniać co najmniej wymagania zgodnie z normą Europejskiego Instytutu Standaryzacyjnego CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszą;
2) wykorzystywać bezpieczne moduły kryptograficzne (HSM) spełniające wymagania normy FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub nowszej, w szczególności poprzez:

  • zapewnienie generowania i przechowywania materiału kryptograficznego służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność certyfikatów kwalifikowanych,
  • ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w bezpiecznej obudowie odpornej na nieuprawnioną ingerencję z zewnątrz,
  • zabezpieczenie przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie materiału kryptograficznego w przypadku jej wykrycia;

3) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygnałów czasu urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);
4) wykorzystywać algorytmy szyfrowe z długością klucza co najmniej 2040 bitów.

Rozporządzenie stanowi, że organ administracji publicznej wykorzystuje do doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego system teleinformatyczny spełniający wymagania techniczne i organizacyjne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji. System ten w szczególności uzależnia zapoznanie się przez odbiorcę z treścią pisma od złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego na urzędowym poświadczeniu odbioru. Oprócz tego system teleinformatyczny umożliwia automatyczne generowanie informacji wskazujących pisma doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co do których nie wpłynęło potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru w terminie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Zawarte w Kodeksie regulacje stanowią, że w przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach niniejszego kodeksu dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

Dodatkowo system teleinformatyczny umożliwia udostępnianie pism i urzędowych poświadczeń odbioru oraz ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych doręczonych poszczególnym adresatom i urzędowych poświadczeń odbioru, a także czasu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru oraz dotarcia wysłanego pisma do komputera adresata. Organ administracji publicznej przechowuje otrzymane i potwierdzone urzędowe poświadczenia odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowiązany jest przechowywać pismo, którego dotyczy to poświadczenie.

Należy wskazać, że za datę doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego wysyłanego przez organ administracji publicznej uważa się dzień podpisania urzędowego poświadczenia odbioru.
Ponadto trzeba podkreślić, że organ administracji publicznej nieodpłatnie udostępnia oprogramowanie, które umożliwia:

  • prezentację umożliwiającą odczytanie przesyłanego pisma wraz z weryfikacją bezpiecznego podpisu osoby, która podpisała pismo,
  • weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i prezentację czasu podpisania potwierdzenia,
  • weryfikację bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierającej pismo, która podpisała urzędowe poświadczenie odbioru.


Należy zaznaczyć, że minister właściwy do spraw informatyzacji może utworzyć elektroniczną skrzynkę podawczą, umożliwiającą obsługę systemu teleinformatycznego do doręczeń dla organów administracji rządowej. Inne organy administracji publicznej mogą upoważnić, w drodze porozumienia, ministra właściwego do spraw informatyzacji do obsługi doręczeń dotyczących tych organów. Doręczenia dokonywane za pomocą upoważnionej elektronicznej skrzynki podawczej uważa się za dokonywane przez organ administracji publicznej, który wystawił upoważnienie. Elektroniczna skrzynka podawcza, nie później niż w czasie 2 godzin od doręczenia dokumentu, przekazuje właściwym organom administracji publicznej urzędowe poświadczenia odbioru.

W sytuacji gdy adresatem pisma w formie dokumentu elektronicznego jest organ administracji publicznej, doręczenie następuje na warunkach organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych, z zachowaniem formy urzędowego poświadczania odbioru tych dokumentów przez adresatów, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych oraz usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi.
Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogą być także udostępniane w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres ważności kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikację przez odbiorcę. Ponadto kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego oraz może być udostępniana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.

Baza wiedzy >>>

centrum kompetencji forum